U većini kompanija, poslovni procesi nastaju organski — razvijaju se s vremenom, prilagođavaju rastu i sve složenijim zahtjevima. Međutim, ono što funkcioniše u početnoj fazi poslovanja, često postane prepreka kada se obim rada poveća. Upravo tada nastaje potreba za automatizacijom. Automatizacija poslovnih procesa ne znači samo prelazak s papira na digitalni dokument ili zamjena Excela internom aplikacijom — riječ je o suštinskom redizajnu toka rada s ciljem da se poveća brzina, preciznost i transparentnost u svim segmentima poslovanja.
U Prolinku razvijamo poslovne aplikacije koje nisu generička softverska rješenja, već alati dizajnirani po mjeri — u skladu s načinom na koji klijent već posluje, ali uz jasne ciljeve optimizacije. Naša rješenja ne nameću promjene — ona ih logično uvode, jer proizlaze iz samog načina rada klijenta.
Upravljanje dokumentima i zahtjevima
Jedan od najčešćih izazova s kojima se susrećemo kod klijenata je ručno upravljanje dokumentima i različitim vrstama zahtjeva. Bilo da se radi o internim odobrenjima, ugovorima s klijentima, ili tehničkoj dokumentaciji, firme se oslanjaju na e-mailove, printane kopije, necentralizovane foldere i ad hoc sisteme praćenja. Rezultat su izgubljeni dokumenti, nejasne odgovornosti i kašnjenja.
Naše aplikacije omogućavaju centralizovano upravljanje svim vrstama dokumenata i zahtjeva. Svaki dokument ima jasan tok – od kreiranja i pregleda do finalnog odobrenja i arhiviranja. Aplikacija vodi evidenciju svih izmjena, omogućava brzo pretraživanje i, po potrebi, digitalni potpis. Na taj način se eliminira višak administracije, a kontrola postaje jednostavna i efikasna.
Automatizacija procesa odobravanja
Interni procesi odobravanja su još jedan čest izvor neefikasnosti. Kada zaposleni moraju tražiti odobrenje za putne naloge, nabavke, budžete ili druge interne zahtjeve putem e-mailova ili papirnih obrazaca, lako dolazi do zastoja. Često se ne zna ko je odgovoran za donošenje odluke, koliko je postupak uopšte trajao, i gdje se trenutno “zaglavio”.
U Prolinku razvijamo aplikacije koje omogućavaju automatizaciju kompletnog procesa odobravanja. Tokovi odobravanja se definišu prema hijerarhiji i tipu zahtjeva. Svaki učesnik u procesu ima jasno definisanu ulogu, a sistem automatski šalje podsjetnike, bilježi komentare i vodi dnevnik svih radnji. Time se drastično skraćuje vrijeme potrebno za donošenje odluka, a ujedno se povećava odgovornost i transparentnost unutar organizacije.
Upravljanje projektima i operativnim zadacima
Klasični alati za upravljanje projektima često ne zadovoljavaju potrebe firmi koje imaju specifične operativne procese. Gotova rješenja mogu biti preopširna, nepraktična ili potpuno neprilagođena načinu rada tima.
Zato razvijamo aplikacije koje prate stvarne tokove rada unutar kompanije. U sistem se mogu integrisati svi elementi relevantni za određeni projekat — zadaci, rokovi, odgovorne osobe, budžeti, vremenske evidencije, statusi i dokumenti. Sve informacije su dostupne na jednom mjestu, što omogućava bolju organizaciju tima, lakše donošenje odluka i bržu reakciju u slučaju problema. Takve aplikacije posebno su korisne za kompanije koje upravljaju većim brojem paralelnih projekata, timova ili lokacija.
Evidencija radnog vremena i prisutnosti
Još jedan proces koji se često automatizuje putem poslovnih aplikacija je praćenje prisutnosti i radnog vremena zaposlenih. Korišćenjem papira, ručnih tablica ili nepovezanih sistema dolazi do nepotrebnog trošenja vremena HR sektora i vođenja netačnih evidencija.
Razvijamo rješenja koja omogućavaju jednostavno evidentiranje dolazaka, odlazaka, pauza i prekovremenog rada. Podaci se automatski povezuju s obračunom plata, odobravanjem odsustva i planiranjem resursa, što omogućava veću kontrolu nad troškovima rada i pravedniji odnos prema zaposlenima.
Nabavka i upravljanje zalihama
U firmama koje se bave proizvodnjom ili distribucijom, procesi nabavke i upravljanja zalihama često uključuju više odjela i složene tokove informacija. U tim slučajevima, ručna obrada narudžbi i ažuriranje stanja zaliha postaju kritične tačke u efikasnosti poslovanja.
Naša rješenja za automatizaciju nabavke i zaliha omogućavaju automatsku obradu zahtjeva, povezivanje s dobavljačima, generisanje narudžbenica i uvid u stanje zaliha u realnom vremenu. Sistemi mogu biti povezani sa skladištima, maloprodajnim objektima i ERP sistemima, čime se omogućava cjelovita kontrola nabavnog procesa.
Zaključak
Automatizacija poslovnih procesa nije pitanje luksuza ili tehnologije "zbog trenda" – ona je realna potreba svakog preduzeća koje želi da raste, bude konkurentno i efikasno upravlja vremenom i resursima.
U Prolinku ne nudimo gotove aplikacije – razvijamo rješenja koja odgovaraju upravo vašem načinu rada. Kroz detaljnu analizu vaših procesa, dizajn aplikacije po mjeri i kontinuiranu podršku, pomažemo vam da posao vodite jednostavnije, brže i bez nepotrebnih prepreka.
Ako i vi imate procese koje biste željeli pojednostaviti, digitalizovati i kontrolisati kroz jedno rješenje, javite nam se – razvijamo aplikacije koje rade za vas.