Automatizacija poslovnih procesa, cijena, rokovi i primjeri

Automatizacija poslovnih procesa više nije rezervirana za velike sustave ili korporativna okruženja. Male i srednje tvrtke sve češće koriste specijalizirane aplikacije kako bi unaprijedile svakodnevne operacije, smanjile administrativno opterećenje koje oduzima dragocjeno vrijeme i povećale preciznost podataka koja je ključna za donošenje poslovnih odluka. Prolink kroz svoj rad na razvoju poslovnih aplikacija svjedoči da je kroz pažljivo osmišljena softverska rješenja moguće znatno skratiti vrijeme izvršavanja zadataka, smanjiti rizik od pogrešaka koje su neizbježne kod ručnog rada i omogućiti bolju kontrolu nad poslovanjem na svim razinama organizacije. U nastavku se nalazi pregled deset procesa koji se najčešće automatiziraju u suradnji s Prolinkom, uz cijenu, rokove i konkretan primjer iz prakse.

Cijena i rokovi automatizacije poslovnih procesa

Cijena razvoja aplikacije za automatizaciju poslovnih procesa ovisi o broju procesa koji se digitaliziraju, složenosti integracije s postojećim sustavima poput knjigovodstvenog softvera ili ERP rješenja i razini prilagodbe korisničkog sučelja timovima koji sustav svakodnevno koriste. Jednostavnija rješenja koja pokrivaju jedan ili dva procesa, primjerice evidenciju radnog vremena ili fakturiranje, isporučuju se u roku od četiri do osam tjedana i uz nižu investiciju od sveobuhvatnih sustava koji povezuju nabavu, zalihe, prodaju i internu komunikaciju u jedinstvenu platformu, za koje je realan rok tri do šest mjeseci. Pošaljite nam opis vaših procesa i u kratkom roku dobivate konkretnu ponudu bez obveze.

Primjer iz prakse, Mativa Group

Za Mativa Group Prolink je razvio proširenje poslovne aplikacije koje je povezalo evidenciju zaliha, fakturiranje i internu komunikaciju u jedinstven sustav prilagođen njihovim proizvodnim procesima. Umjesto ručnog usklađivanja podataka između odjela, tvrtka danas ima jedinstven izvor istine dostupan svim relevantnim timovima u stvarnom vremenu, čime je administrativno vrijeme značajno smanjeno, a broj grešaka nastalih dvostrukim unosom podataka sveden na minimum.

Upravljanje zalihama u stvarnom vremenu

Aplikacije za upravljanje zalihama koje razvijamo omogućuju stalan uvid u stanje skladišta, uključujući dostupne količine na svim lokacijama, rokove trajanja za proizvode s ograničenim vijekom trajanja i dinamiku potrošnje koja omogućuje predviđanje budućih potreba. Automatizirani sustavi detektiraju kritične razine proizvoda, odnosno minimalne i maksimalne količine, i mogu automatski generirati narudžbe ili prijedloge za obnovu zaliha kada se dosegnu definirani pragovi, čime se izbjegavaju prekomjerne narudžbe koje vežu kapital, nestašice robe koje dovode do gubitka prodaje i nepotrebni troškovi skladištenja. Kroz integraciju s prodajnim ili nabavnim modulima moguće je povezati zalihe s ostalim dijelovima poslovanja, tako da svaka prodaja automatski ažurira stanje zaliha, a svaka nabava planira potrebe prema stvarnoj potrošnji, a ne prema procjenama.

Digitalizacija fakturiranja i nadzor naplate

Sustavi za izdavanje računa i upravljanje naplatom koje implementiramo uklanjaju potrebu za ručnim unosom podataka koji je čest izvor pogrešaka i omogućuju brzu i točnu obradu računa. Klijenti automatski primaju dokumente u skladu s unaprijed definiranim formatima, poput PDF ili elektroničkog računa, i rokovima, a aplikacija prati statuse naplate, šalje automatske podsjetnike za dospjele a neplaćene račune i može se povezati s knjigovodstvenim softverom koji klijent već koristi, eliminirajući dupli unos podataka. Time se smanjuje vrijeme potrebno za administraciju s nekoliko sati tjedno na nekoliko minuta, ubrzava tok novca jer se računi izdaju odmah, a ne nakon nekoliko dana, i povećava transparentnost naplatnih procesa jer menadžment u svakom trenutku zna koliko je naplaćeno, a koliko još čeka naplatu.

Precizna evidencija radnog vremena

Kroz mobilne aplikacije ili web sučelja koja razvijamo, zaposlenici mogu evidentirati dolaske i odlaske, pauze, rad na različitim lokacijama, što je posebno važno za terenske radnike, i izvanredno radno vrijeme, sve uz mogućnost geolokacije koja potvrđuje gdje se zaposlenik nalazio u trenutku prijave. Sustav automatski generira izvještaje koji se mogu koristiti za obračun plaća bez ručnog izračuna, evidenciju zakonski obaveznih podataka za inspekcije i analizu produktivnosti po zaposlenicima, timovima i projektima. Automatizacija ovog procesa osigurava konzistentnost podataka i uklanja potrebu za ručnim listama koje se često gube ili su nečitke, što posebno koristi organizacijama s velikim brojem operativnih zaposlenika, smjenskim radom ili zaposlenicima na terenu koji ne dolaze svakodnevno u ured.

Učinkovito upravljanje projektima i zadacima

Aplikacije za upravljanje projektima koje razvijamo omogućuju kreiranje zadataka s podzadacima, dodjelu odgovornosti točno određenim osobama, postavljanje rokova i praćenje izvršenja u stvarnom vremenu. Automatizirani podsjetnici koji se šalju prije isteka roka i statusi koji se ažuriraju kako zadaci napreduju olakšavaju upravljanje timovima i osiguravaju da nijedna faza projekta ne bude zanemarena ili da se ne dogodi da se na nešto čeka predugo. Posebno je korisno kada postoji više sudionika, udaljenih lokacija ili kompleksnih vremenskih okvira, primjerice ovisnosti između zadataka gdje se jedan zadatak ne može započeti dok prethodni nije završen, jer sustav osigurava jasnu strukturu, pregled tko radi na čemu i odgovornost koja se može pratiti kroz cijeli projekt.

Strukturirana komunikacija s klijentima

Automatizirani komunikacijski moduli koje ugrađujemo u poslovne aplikacije omogućuju slanje potvrda o primitku narudžbe odmah nakon što je zaprimljena, statusnih obavijesti tijekom obrade i isporuke, notifikacija o promjenama koje utječu na korisnika, primjerice promjena termina ili kašnjenje, i personaliziranih ponuda temeljenih na povijesti kupnje. Klijentima se tako pruža brza i točna informacija bez potrebe za ručnom intervencijom zaposlenika, što smanjuje opterećenje korisničke podrške i eliminira kašnjenja u odgovorima. Ova vrsta automatizacije ne samo da štedi vrijeme, umjesto da netko svakom klijentu šalje pojedinačne poruke, već i povećava povjerenje i zadovoljstvo korisnika jer su informirani u svakom trenutku, a sustav bilježi svaku interakciju, čime se osigurava kontinuitet i konzistentnost komunikacije čak i kada se promijene zaposlenici koji komuniciraju s klijentima.

Interna koordinacija i izvještavanje bez nepotrebnih kanala

Unutarnja komunikacija često pati zbog rascjepkanosti kanala poput e maila koji se gube, poruka na različitim platformama i ad hoc sastanaka koji oduzimaju vrijeme. Kroz jedinstvenu aplikaciju koju razvijamo moguće je centralizirati razmjenu informacija, postaviti automatizirane tokove izvještavanja koji se generiraju u određenim intervalima, dnevno, tjedno ili mjesečno, i omogućiti dokumentaciju dostupnu svim relevantnim osobama bez potrebe za traženjem po mailovima i mapama. Automatizirani izvještaji mogu biti definirani po rasporedu, primjerice svaki ponedjeljak ujutro menadžment dobiva izvještaj o stanju svih projekata, sadržaju, samo ključni pokazatelji, i razinama pristupa, menadžment vidi sve, voditelji samo svoje timove, čime se osigurava redovitost i sigurnost interne komunikacije, a svi imaju točno one informacije koje su im potrebne.

Praćenje prodajnih aktivnosti i potencijalnih klijenata

Sustavi za upravljanje prodajnim prilikama koje razvijamo bilježe svaki korak u interakciji s potencijalnim klijentima, od početnog kontakta, poziv, e mail ili sastanak, preko slanja ponude, do zaključenja prodaje ili gubitka prilike. Automatizirani podsjetnici koji podsjećaju prodajni tim kada treba kontaktirati klijenta i analitički pregledi koji pokazuju gdje se najviše prilika gubi omogućuju bolju organizaciju rada prodajnog tima, identificiranje zastoja u procesu i unapređenje konverzije. Također, kroz povezivanje s marketingom, kampanje koje generiraju potencijalne klijente, i korisničkom podrškom, informacije o postojećim klijentima, moguće je stvoriti integrirani pregled cjelokupnog životnog ciklusa korisnika, od prvog kontakta do ponovnih kupnji i preporuka.

Upravljanje korisničkom podrškom i zahtjevima

Digitalni ticketing sustavi koje implementiramo omogućuju korisnicima da postavljaju upite, prijavljuju poteškoće ili zahtijevaju podršku putem aplikacije, u bilo koje doba dana, bez čekanja na telefonsku liniju. Sustav automatski kategorizira zahtjeve prema vrsti problema, dodjeljuje ih odgovarajućim osobama, primjerice tehnički problemi idu IT podršci, pitanja o naplati idu računovodstvu, i mjeri vrijeme reakcije i vrijeme rješavanja, omogućujući praćenje kvalitete podrške. Osim što unapređuje organizaciju podrške i smanjuje vrijeme odgovora, ovakav sustav omogućuje analizu učestalosti problema, identifikaciju područja za poboljšanje i razvoj baze znanja temeljene na stvarnim slučajevima koja korisnicima omogućuje da sami pronađu odgovore na česta pitanja, čime se dodatno smanjuje opterećenje podrške.

Digitalna obrada nabave i odobravanja

Aplikacije za upravljanje nabavom koje razvijamo omogućuju unos zahtjeva za nabavom od strane različitih odjela, odobravanje ponuda kroz definirane protokole koji prate hijerarhiju, primjerice do tisuću eura odobrava voditelj odjela, iznad tisuću eura direktor, i praćenje statusa narudžbi kroz jedinstven digitalni tok, od kreiranja do isporuke i plaćanja. Svaki korak procesa bilježi se s točnim vremenom i podacima o korisniku, te se može analizirati kroz sustav izvještavanja koji pokazuje koliko traje pojedina faza, tko najčešće kasni s odobrenjima i gdje se stvaraju uska grla. Time se eliminira potreba za papirnim dokumentima koji se gube, smanjuje administrativna greška koja nastaje prepisivanjem i osigurava poštivanje internog protokola jer se ne može zaobići odobrenje nadređenog. Povezivanjem s financijama moguće je dodatno kontrolirati budžete, primjerice ne može se naručiti ako premašuje preostali budžet odjela, i vremenski uskladiti isporuke s potrebama projekata.

Precizno praćenje troškova i putnih naloga

Putni nalozi i troškovi službenih putovanja koje zaposlenici imaju mogu se unositi putem aplikacije koju razvijamo, zajedno s dokumentacijom, računi i karte, i fotografijama računa koje služe kao dokaz. Automatizirani sustav usmjerava zahtjeve prema nadređenima na odobravanje, primjerice putni nalog prvo odobrava voditelj, zatim financijski odjel, i integrira podatke s računovodstvenim modulima, eliminirajući potrebu za ručnim prepisivanjem i unosom podataka. Time se ubrzava refundacija zaposlenicima, umjesto da čekaju tjednima, dobivaju povrat novca u roku od nekoliko dana, osigurava točnost podataka jer se izbjegavaju pogreške pri ručnom unosu i uklanja potreba za ručnom obradom koja oduzima vrijeme računovodstvu. Uz dodatne funkcionalnosti poput kategorizacije troškova, smještaj, prijevoz, dnevnice, i ograničenja po vrstama troškova, primjerice maksimalni iznos za noćenje, moguće je uvesti višu razinu financijske kontrole i spriječiti neopravdane troškove prije nego što nastanu.

Zašto klijenti za automatizaciju poslovnih procesa biraju Prolink

Ručno vođenje procesa, Excel tablice koje kruže e mailom i nesinkronizirani podaci nisu samo neefikasni, oni su svakodnevni izvor kašnjenja, pogrešaka i frustracija koji usporavaju vaše poslovanje i ograničavaju rast, jer se vrijeme koje bi se moglo uložiti u razvoj troši na administraciju. Naši klijenti to znaju, zato nam se vraćaju i preporučuju nas drugima. Umjesto da im nudimo univerzalna rješenja koja ne uzimaju u obzir specifičnosti njihovih procesa, načina rada timova i postojećih sustava, kroz detaljne razgovore i analizu njihovih operacija razvijamo aplikacije koje su u potpunosti prilagođene njihovom načinu rada, bez nepotrebnih funkcionalnosti i kompromisa. Dugogodišnje iskustvo u automatizaciji poslovnih procesa za različite industrije, od proizvodnje i logistike do uslužnih djelatnosti, trgovine i građevinarstva, omogućuje nam da brzo prepoznamo gdje se u vašim procesima kriju usporavanja, nepotrebni troškovi i mogućnosti za optimizaciju te da predložimo rješenje koje će vašem poslovanju donijeti stvarne, mjerljive rezultate. Ako želite da vaša tvrtka prestane ovisiti o nepovezanim tablicama, ručnom unosu podataka i fragmentiranim alatima te da konačno krene putem automatizacije koji vodi do veće efikasnosti, transparentnosti i kontrole, pozivamo vas da nam se javite. Naš tim će rado analizirati vaše trenutno stanje, razgovarati o vašim potrebama i ciljevima te predložiti aplikaciju koja će automatizirati rutinu, povezati vaše procese i podići cjelokupno poslovanje na višu razinu.

 

Često postavljana pitanja o automatizaciji poslovnih procesa

Koji poslovni procesi se najčešće automatiziraju?

Najčešće se automatiziraju upravljanje zalihama, fakturiranje, evidencija radnog vremena, upravljanje projektima, komunikacija s klijentima, praćenje prodajnih prilika, korisnička podrška, nabava i putni nalozi.

Koliko košta automatizacija poslovnih procesa?

Cijena ovisi o broju procesa koji se digitaliziraju i složenosti integracije s postojećim sustavima. Jednostavnija rješenja isporučuju se u roku od četiri do osam tjedana, dok sveobuhvatni sustavi zahtijevaju tri do šest mjeseci.

Je li automatizacija isplativa za male i srednje tvrtke?

Da, automatizacija nije rezervirana za velike sustave. Specijalizirane aplikacije smanjuju administrativno opterećenje i povećavaju preciznost podataka bez obzira na veličinu tvrtke.

Koliko vremena štedi automatizacija fakturiranja?

Automatizacija fakturiranja smanjuje vrijeme potrebno za administraciju s nekoliko sati tjedno na nekoliko minuta, uz brže pokretanje toka novca jer se računi izdaju odmah.

Može li se automatizirana aplikacija povezati s postojećim sustavima?

Da, aplikacije se mogu integrirati s knjigovodstvenim softverom, prodajnim i nabavnim modulima te financijskim sustavima koje tvrtka već koristi, čime se eliminira dupli unos podataka.

Kako automatizacija evidencije radnog vremena pomaže terenskim radnicima?

Omogućuje evidentiranje dolazaka, odlazaka i rada na različitim lokacijama putem mobilne aplikacije, uz geolokaciju koja potvrđuje gdje se zaposlenik nalazio u trenutku prijave.

Koliko traje izrada aplikacije za automatizaciju poslovnih procesa?

Rok ovisi o opsegu, od četiri do osam tjedana za jednostavnija rješenja do tri do šest mjeseci za sveobuhvatne sustave koji povezuju više poslovnih procesa.

Koje su prednosti automatizacije nabave i odobravanja?

Eliminira papirne dokumente, smanjuje administrativnu grešku pri prepisivanju i osigurava poštivanje internog protokola jer odobrenje nadređenog nije moguće zaobići.