In Unternehmen mit Dienstfahrzeugen treten häufig Herausforderungen bei der Verfügbarkeit, Wartung und Nutzung auf. Ohne zentrales System basiert die Koordination oft auf handschriftlichen Notizen, E-Mails oder mündlichen Absprachen. Solche Methoden sind fehleranfällig und führen schnell zu Terminüberschneidungen, versäumten Wartungen oder unerwarteten Ausfällen.
Eine digitale Lösung zur internen Fahrzeugverwaltung und Kommunikation schafft hier klare Strukturen. Als Teil eines Intranet-Systems oder als eigenständige Web- oder Mobile-App ermöglicht sie eine effiziente Steuerung des Fuhrparks und reduziert organisatorische Aufwände erheblich.
Wartungshistorie und Störungsprotokoll
Jedes Fahrzeug besitzt ein eigenes Profil mit vollständiger Wartungs- und Reparaturhistorie. Sowohl regelmäßige Inspektionen als auch außerplanmäßige Reparaturen werden dokumentiert, und künftige Termine lassen sich direkt über das System planen. Die Anwendung hält fest, wer welchen Defekt gemeldet hat und welche Maßnahmen ergriffen wurden. So wird die Nachvollziehbarkeit verbessert und Verantwortlichkeiten sind jederzeit klar ersichtlich.
Verfügbarkeit und Buchungsübersicht
Mitarbeiter können jederzeit prüfen, welche Fahrzeuge wann verfügbar sind, und Buchungsanfragen stellen. Reservierungen werden automatisch in einen gemeinsamen Kalender eingetragen, der für alle relevanten Nutzer sichtbar ist. So lassen sich Doppelbelegungen vermeiden und die Einsatzplanung wird deutlich vereinfacht. Darüber hinaus können Regeln definiert werden – etwa Prioritäten für bestimmte Abteilungen oder Einschränkungen nach Standort.
Interne Kommunikation ohne Umwege
Die App verfügt über ein integriertes Mitteilungs- und Benachrichtigungssystem, das die Kommunikation rund um die Fahrzeugnutzung vereinfacht. Nutzer können z. B. Tankstände melden, technische Probleme dokumentieren oder an bevorstehende Wartungen erinnern. Alle Informationen sind dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet und zentral einsehbar, wodurch E-Mails oder Telefonate überflüssig werden.
Angepasst an Ihre internen Abläufe
Im Gegensatz zu standardisierten Lösungen entwickeln wir individuelle Systeme, die sich an Ihre Arbeitsweise anpassen. Bei Prolink analysieren wir bestehende Prozesse und gestalten die Anwendung so, dass sie diese unterstützt – nicht umgekehrt. Unser System eignet sich für kleine Unternehmen ebenso wie für große Organisationen mit mehreren Standorten und umfangreichen Fuhrparks.
Effizienz durch digitale Übersicht
Digitale Fuhrparkverwaltung schafft Transparenz, senkt Kosten und erhöht die Verlässlichkeit im Betriebsablauf. Durch klare Prozesse und automatisierte Abläufe werden unnötige Unterbrechungen vermieden, und die Zusammenarbeit wird effizienter. Zudem ermöglichen integrierte Auswertungen fundierte Entscheidungen zur Nutzung, Erneuerung oder Umverteilung von Fahrzeugressourcen.