Automatisierung von Geschäftsprozessen, Preise, Fristen und Beispiele

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist längst nicht mehr großen Systemen oder Konzernumgebungen vorbehalten. Kleine und mittlere Unternehmen setzen zunehmend auf spezialisierte Anwendungen, um den täglichen Betrieb zu verbessern, den administrativen Aufwand zu reduzieren, der wertvolle Zeit kostet, und die Datengenauigkeit zu erhöhen, die für fundierte unternehmerische Entscheidungen unerlässlich ist. Durch die Arbeit an der Entwicklung von Geschäftsanwendungen zeigt Prolink, dass sich durch durchdacht konzipierte Softwarelösungen die Bearbeitungszeit von Aufgaben deutlich verkürzen lässt, das Risiko von Fehlern, die bei manueller Arbeit unvermeidlich sind, reduziert wird und eine bessere Kontrolle über das Geschäft auf allen Ebenen der Organisation ermöglicht wird. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über zehn Prozesse, die am häufigsten in Zusammenarbeit mit Prolink automatisiert werden, samt Preisen, Fristen und einem konkreten Beispiel aus der Praxis.

Preise und Fristen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Kosten für die Entwicklung einer Anwendung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen hängen davon ab, wie viele Prozesse digitalisiert werden, wie komplex die Integration mit bestehenden Systemen wie Buchhaltungssoftware oder ERP-Plattformen ist und welcher Grad an Anpassung der Benutzeroberfläche für die täglich arbeitenden Teams erforderlich ist. Einfachere Lösungen, die ein oder zwei Prozesse abdecken, etwa Arbeitszeiterfassung oder Rechnungsstellung, werden innerhalb von vier bis acht Wochen umgesetzt und sind mit geringerer Investition verbunden als umfassende Systeme, die Beschaffung, Bestand, Vertrieb und interne Kommunikation in einer einzigen Plattform verbinden, für die ein realistischer Zeitrahmen drei bis sechs Monate beträgt. Senden Sie uns eine Beschreibung Ihrer Prozesse und Sie erhalten innerhalb kurzer Zeit ein konkretes, unverbindliches Angebot.

Beispiel aus der Praxis, Mativa Group

Für die Mativa Group hat Prolink eine Erweiterung der Geschäftsanwendung entwickelt, die Bestandsverwaltung, Rechnungsstellung und interne Kommunikation in einem einzigen System verbindet, das auf ihre Produktionsprozesse zugeschnitten ist. Anstatt Daten manuell zwischen Abteilungen abzugleichen, verfügt das Unternehmen heute über eine einheitliche Datenquelle, die allen relevanten Teams in Echtzeit zur Verfügung steht, wodurch der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und die Anzahl der durch doppelte Dateneingabe entstehenden Fehler minimiert wurde.

Bestandsverwaltung in Echtzeit

Die von uns entwickelten Anwendungen zur Bestandsverwaltung bieten einen ständigen Überblick über den Lagerbestand, einschließlich verfügbarer Mengen an allen Standorten, Haltbarkeitsdaten für Produkte mit begrenzter Lagerfähigkeit und Verbrauchsmustern, die eine Vorhersage des zukünftigen Bedarfs ermöglichen. Automatisierte Systeme erkennen kritische Produktmengen, also Mindest- und Höchstmengen, und können automatisch Bestellungen oder Nachbestellvorschläge erzeugen, sobald definierte Schwellenwerte erreicht sind, wodurch Überbestellungen, die Kapital binden, Lieferengpässe, die zu Umsatzverlusten führen, und unnötige Lagerkosten vermieden werden. Durch die Integration mit Vertriebs- oder Beschaffungsmodulen lässt sich der Bestand zudem mit anderen Unternehmensbereichen verknüpfen, sodass jeder Verkauf den Lagerbestand automatisch aktualisiert und jede Beschaffung den Bedarf anhand des tatsächlichen Verbrauchs statt anhand von Schätzungen plant.

Digitalisierte Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung

Die von uns implementierten Systeme zur Rechnungsstellung und Zahlungsverwaltung machen die manuelle Dateneingabe überflüssig, die eine häufige Fehlerquelle darstellt, und ermöglichen eine schnelle und präzise Rechnungsbearbeitung. Kunden erhalten Dokumente automatisch in vorab definierten Formaten, etwa PDF oder elektronische Rechnung, und innerhalb festgelegter Fristen, während die Anwendung den Zahlungsstatus verfolgt, automatische Erinnerungen für überfällige und unbezahlte Rechnungen versendet und sich mit der bereits genutzten Buchhaltungssoftware verbinden lässt, wodurch doppelte Dateneingabe entfällt. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand von mehreren Stunden pro Woche auf wenige Minuten, der Zahlungseingang beschleunigt sich, da Rechnungen sofort statt erst nach mehreren Tagen ausgestellt werden, und die Transparenz der Zahlungsprozesse steigt, da das Management jederzeit weiß, was bereits bezahlt wurde und was noch offen ist.

Präzise Arbeitszeiterfassung

Über die von uns entwickelten mobilen Anwendungen oder Weboberflächen können Mitarbeiter Kommen und Gehen, Pausen, Arbeit an unterschiedlichen Standorten, was besonders für Außendienstmitarbeiter wichtig ist, und Überstunden erfassen, jeweils mit Geolokalisierung, die bestätigt, wo sich der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Anmeldung befand. Das System erstellt automatisch Berichte, die für die Lohnabrechnung ohne manuelle Berechnung, für die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation für Inspektionen und für die Produktivitätsanalyse nach Mitarbeitern, Teams und Projekten genutzt werden können. Die Automatisierung dieses Prozesses sorgt für konsistente Daten und macht handschriftliche Listen überflüssig, die häufig verloren gehen oder unleserlich sind, was besonders Organisationen mit vielen operativen Mitarbeitern, Schichtarbeit oder Außendienstmitarbeitern zugutekommt, die nicht täglich ins Büro kommen.

Effiziente Projekt- und Aufgabenverwaltung

Die von uns entwickelten Anwendungen zur Projektverwaltung ermöglichen die Erstellung von Aufgaben mit Teilaufgaben, die Zuweisung von Verantwortung an bestimmte Personen, die Festlegung von Fristen und die Verfolgung des Fortschritts in Echtzeit. Automatische Erinnerungen vor Ablauf einer Frist und Status, die sich mit dem Fortschritt der Aufgaben aktualisieren, erleichtern die Teamführung und stellen sicher, dass keine Projektphase vernachlässigt wird oder zu lange auf etwas gewartet wird. Besonders nützlich ist dies bei mehreren Beteiligten, verteilten Standorten oder komplexen zeitlichen Abhängigkeiten, etwa wenn eine Aufgabe erst beginnen kann, nachdem die vorherige abgeschlossen ist, da das System eine klare Struktur, einen Überblick darüber, wer woran arbeitet, und eine über das gesamte Projekt nachvollziehbare Verantwortlichkeit bietet.

Strukturierte Kommunikation mit Kunden

Die automatisierten Kommunikationsmodule, die wir in Geschäftsanwendungen integrieren, ermöglichen den sofortigen Versand von Bestellbestätigungen nach Eingang, Statusbenachrichtigungen während Bearbeitung und Lieferung, Benachrichtigungen über Änderungen, die den Kunden betreffen, etwa eine Terminverschiebung oder eine Verzögerung, sowie personalisierte Angebote auf Basis der Kaufhistorie. Kunden erhalten so schnelle und präzise Informationen, ohne dass ein manuelles Eingreifen der Mitarbeiter nötig ist, was die Belastung des Kundensupports reduziert und Verzögerungen bei Antworten vermeidet. Diese Art der Automatisierung spart nicht nur Zeit, anstatt dass jemand jedem Kunden einzelne Nachrichten sendet, sondern erhöht auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kunden, da sie jederzeit informiert sind, während das System jede Interaktion protokolliert und so Kontinuität und Konsistenz der Kommunikation gewährleistet, selbst wenn die für die Kundenkommunikation zuständigen Mitarbeiter wechseln.

Interne Koordination und Berichterstattung ohne unnötige Kanäle

Die interne Kommunikation leidet häufig unter fragmentierten Kanälen wie E-Mails, die verloren gehen, Nachrichten auf verschiedenen Plattformen und spontanen Besprechungen, die Zeit kosten. Über eine einzige von uns entwickelte Anwendung lässt sich der Informationsaustausch zentralisieren, automatisierte Berichtsabläufe in festgelegten Intervallen einrichten, täglich, wöchentlich oder monatlich, und Dokumentation allen relevanten Personen zugänglich machen, ohne dass in E-Mails und Ordnern gesucht werden muss. Automatisierte Berichte lassen sich nach Zeitplan definieren, etwa erhält das Management jeden Montagmorgen einen Statusbericht zu allen Projekten, nach Inhalt, nur die wichtigsten Kennzahlen, und nach Zugriffsebene, das Management sieht alles, Teamleiter sehen nur ihre eigenen Teams, wodurch Regelmäßigkeit und Sicherheit der internen Kommunikation gewährleistet werden und alle genau die Informationen erhalten, die sie benötigen.

Verfolgung von Vertriebsaktivitäten und potenziellen Kunden

Die von uns entwickelten Systeme zur Verwaltung von Verkaufschancen erfassen jeden Schritt der Interaktion mit potenziellen Kunden, vom ersten Kontakt, Anruf, E-Mail oder Termin, über die Angebotsstellung bis zum Abschluss des Verkaufs oder dem Verlust der Chance. Automatische Erinnerungen, die das Vertriebsteam daran erinnern, wann ein Kunde kontaktiert werden sollte, und analytische Auswertungen, die zeigen, wo die meisten Chancen verloren gehen, ermöglichen eine bessere Organisation des Vertriebsteams, die Identifikation von Engpässen im Prozess und eine verbesserte Konversion. Durch die Verbindung mit dem Marketing, Kampagnen, die Interessenten generieren, und dem Kundensupport, Informationen über bestehende Kunden, lässt sich zudem ein integrierter Überblick über den gesamten Lebenszyklus des Kunden schaffen, vom ersten Kontakt bis zu Folgekäufen und Weiterempfehlungen.

Verwaltung von Kundensupport und Anfragen

Die von uns implementierten digitalen Ticketsysteme ermöglichen es Kunden, jederzeit Fragen zu stellen, Probleme zu melden oder über die Anwendung Support anzufordern, ohne in einer Telefonwarteschlange warten zu müssen. Das System kategorisiert Anfragen automatisch nach Problemart, weist sie den zuständigen Personen zu, etwa gehen technische Probleme an den IT-Support, Fragen zur Abrechnung an die Buchhaltung, und misst Reaktionszeit sowie Lösungszeit, wodurch die Supportqualität nachvollziehbar wird. Ein solches System verbessert nicht nur die Organisation des Supports und verkürzt die Antwortzeit, sondern ermöglicht auch die Analyse der Häufigkeit bestimmter Probleme, die Identifikation von Verbesserungsbereichen und den Aufbau einer auf realen Fällen basierenden Wissensdatenbank, mit der Kunden selbst Antworten auf häufige Fragen finden können, was die Belastung des Supports zusätzlich reduziert.

Digitale Bearbeitung von Beschaffung und Genehmigung

Die von uns entwickelten Anwendungen zur Beschaffungsverwaltung ermöglichen es verschiedenen Abteilungen, Beschaffungsanfragen einzureichen, Angebote über festgelegte, hierarchiebasierte Protokolle zu genehmigen, etwa genehmigt der Abteilungsleiter Beträge bis eintausend Euro, darüber der Geschäftsführer, und den Status von Bestellungen über einen einheitlichen digitalen Ablauf zu verfolgen, von der Erstellung bis zur Lieferung und Zahlung. Jeder Schritt des Prozesses wird mit genauer Zeit und Benutzerdaten protokolliert und lässt sich über ein Berichtssystem analysieren, das zeigt, wie lange einzelne Phasen dauern, wer am häufigsten bei Genehmigungen verzögert und wo Engpässe entstehen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für Papierdokumente, die verloren gehen können, wird der durch manuelle Übertragung entstehende Verwaltungsfehler reduziert und die Einhaltung interner Protokolle sichergestellt, da die Genehmigung durch Vorgesetzte nicht umgangen werden kann. Die Verbindung mit der Finanzabteilung ermöglicht zusätzlich die Budgetkontrolle, etwa kann keine Bestellung aufgegeben werden, wenn das verbleibende Budget der Abteilung überschritten wird, sowie die zeitliche Abstimmung von Lieferungen mit dem Projektbedarf.

Präzise Erfassung von Reisekosten

Reiseanträge und Kosten für Dienstreisen, die Mitarbeitern entstehen, können über die von uns entwickelte Anwendung erfasst werden, zusammen mit der Dokumentation, Rechnungen und Tickets, sowie Fotos von Belegen als Nachweis. Das automatisierte System leitet Anfragen zur Genehmigung an Vorgesetzte weiter, etwa genehmigt zunächst der Vorgesetzte, danach die Finanzabteilung, und integriert die Daten mit den Buchhaltungsmodulen, wodurch manuelle Übertragung und Eingabe entfallen. Dadurch beschleunigt sich die Erstattung an Mitarbeiter, anstatt wochenlang zu warten, erhalten sie ihre Rückerstattung innerhalb weniger Tage, wird die Datengenauigkeit sichergestellt, da manuelle Eingabefehler vermieden werden, und entfällt der Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung in der Buchhaltung. Mit zusätzlichen Funktionen wie der Kategorisierung von Kosten, Unterkunft, Transport, Tagespauschalen, und Begrenzungen nach Kostenart, etwa ein Höchstbetrag für Übernachtungen, lässt sich ein höheres Maß an finanzieller Kontrolle einführen und ungerechtfertigten Ausgaben vorbeugen, bevor sie entstehen.

Warum Kunden für die Automatisierung von Geschäftsprozessen Prolink wählen

Manuelle Prozessführung, per E-Mail kursierende Excel-Tabellen und nicht synchronisierte Daten sind nicht nur ineffizient, sie sind eine tägliche Quelle von Verzögerungen, Fehlern und Frustration, die Ihr Geschäft verlangsamen und das Wachstum einschränken, da Zeit, die in die Weiterentwicklung investiert werden könnte, stattdessen für Verwaltung aufgewendet wird. Unsere Kunden wissen das, deshalb kommen sie zu uns zurück und empfehlen uns weiter. Anstatt universelle Lösungen anzubieten, die die Besonderheiten ihrer Prozesse, Arbeitsweisen und bestehenden Systeme nicht berücksichtigen, entwickeln wir durch ausführliche Gespräche und die Analyse ihrer Abläufe Anwendungen, die vollständig an ihre Arbeitsweise angepasst sind, ohne unnötige Funktionen und Kompromisse. Langjährige Erfahrung in der Automatisierung von Geschäftsprozessen über verschiedene Branchen hinweg, von Produktion und Logistik über Dienstleistungen und Handel bis hin zum Baugewerbe, ermöglicht es uns, schnell zu erkennen, wo in Ihren Prozessen Verzögerungen, unnötige Kosten und Optimierungspotenzial liegen, und eine Lösung vorzuschlagen, die Ihrem Unternehmen echte, messbare Ergebnisse bringt. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen nicht länger von unverbundenen Tabellen, manueller Dateneingabe und fragmentierten Werkzeugen abhängig ist und endlich den Weg der Automatisierung einschlägt, der zu mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle führt, laden wir Sie ein, sich bei uns zu melden. Unser Team analysiert gerne Ihre aktuelle Situation, bespricht Ihre Bedürfnisse und Ziele und schlägt eine Anwendung vor, die Routineaufgaben automatisiert, Ihre Prozesse verbindet und Ihr gesamtes Unternehmen auf eine höhere Ebene bringt.

 

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Welche Geschäftsprozesse werden am häufigsten automatisiert?

Am häufigsten automatisiert werden Bestandsverwaltung, Rechnungsstellung, Arbeitszeiterfassung, Projektverwaltung, Kundenkommunikation, Verfolgung von Verkaufschancen, Kundensupport, Beschaffung und Reisekostenabrechnung.

Wie viel kostet die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die Kosten hängen davon ab, wie viele Prozesse digitalisiert werden und wie komplex die Integration mit bestehenden Systemen ist. Einfachere Lösungen werden innerhalb von vier bis acht Wochen umgesetzt, umfassende Systeme benötigen drei bis sechs Monate.

Lohnt sich Automatisierung für kleine und mittlere Unternehmen?

Ja, Automatisierung ist nicht großen Systemen vorbehalten. Spezialisierte Anwendungen reduzieren den administrativen Aufwand und erhöhen die Datengenauigkeit unabhängig von der Unternehmensgröße.

Wie viel Zeit spart die Automatisierung der Rechnungsstellung?

Die Automatisierung der Rechnungsstellung reduziert den erforderlichen Verwaltungsaufwand von mehreren Stunden pro Woche auf wenige Minuten und beschleunigt zugleich den Zahlungseingang, da Rechnungen sofort ausgestellt werden.

Lässt sich eine automatisierte Anwendung mit bestehenden Systemen verbinden?

Ja, Anwendungen lassen sich mit der bereits genutzten Buchhaltungssoftware, Vertriebs- und Beschaffungsmodulen sowie Finanzsystemen integrieren, wodurch doppelte Dateneingabe entfällt.

Wie unterstützt die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung Außendienstmitarbeiter?

Sie ermöglicht die Erfassung von Kommen, Gehen und Arbeit an verschiedenen Standorten über eine mobile Anwendung, mit Geolokalisierung, die bestätigt, wo sich der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Anmeldung befand.

Wie lange dauert die Entwicklung einer Anwendung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die Frist hängt vom Umfang ab, von vier bis acht Wochen für einfachere Lösungen bis zu drei bis sechs Monaten für umfassende Systeme, die mehrere Geschäftsprozesse verbinden.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Beschaffung und Genehmigung?

Sie beseitigt Papierdokumente, reduziert administrative Fehler durch manuelle Übertragung und stellt die Einhaltung interner Protokolle sicher, da die Genehmigung durch Vorgesetzte nicht umgangen werden kann.