Die meisten Unternehmen verfügen heute über mehr Daten als je zuvor, doch diese Daten liegen meist verstreut in nicht verbundenen Systemen: ein Teil im ERP, ein Teil in Excel-Tabellen, ein Teil im Webshop und ein Teil in Marketing- und Vertriebstools. Das Problem ist selten ein Mangel an Daten, sondern die Unfähigkeit, daraus schnell und zuverlässig ein aussagekräftiges Bild des Unternehmens zu gewinnen. Genau hier macht Power BI, die Business-Analytics-Plattform von Microsoft, den Unterschied, denn sie verbindet Daten aus verschiedenen Quellen, wandelt sie in visuelle Berichte und Dashboards um und ermöglicht es dem Management, Entscheidungen auf Grundlage aktueller Zahlen zu treffen statt auf Grundlage von Schätzungen oder veralteten, manuell gepflegten Tabellen.
Was Power BI ist
Power BI ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für Business Analytics und Datenvisualisierung. Ihre Kernaufgabe besteht darin, Daten aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenzuführen, sie zu verarbeiten und als interaktive Berichte und Dashboards darzustellen, die Nutzer am Computer, im Browser oder auf dem Mobilgerät einsehen können. Anders als statische Excel-Tabellen, die den Stand zum Zeitpunkt ihrer Erstellung zeigen, sind Power-BI-Berichte mit ihren Datenquellen verbunden und aktualisieren sich automatisch, sodass die angezeigte Zahl stets den realen Stand widerspiegelt. Als Teil des Microsoft-Ökosystems verbindet sich das Tool nahtlos mit der Software, die Unternehmen bereits nutzen, etwa Excel, der Microsoft-365-Umgebung und SQL-Datenbanken.
Aus welchen Quellen Power BI Daten bezieht
Die Stärke von Power BI liegt darin, dass es nicht auf eine einzige Datenquelle beschränkt ist, sondern mehrere Systeme gleichzeitig verbindet und sie in einer einheitlichen Ansicht darstellt. Die häufigsten Quellen, mit denen Unternehmen arbeiten, sind die folgenden:
| Datenquelle | Typischer Inhalt |
|---|---|
| ERP-System | Finanzen, Lager, Beschaffung, Vertrieb |
| Excel und CSV | Manuell gepflegte Aufzeichnungen und Pläne |
| Webshop | Bestellungen, Umsatz, Kundenverhalten |
| CRM | Vertriebstrichter, Kontakte, Aktivitäten |
| SQL-Datenbanken | Operative Daten aus internen Anwendungen |
| Google Analytics | Traffic und Quellen der Website-Besuche |
Power BI bezieht diese Quellen nicht nur ein, sondern verknüpft sie auch miteinander, sodass sich beispielsweise in einem einzigen Bericht ablesen lässt, wie viel Umsatz eine bestimmte Marketingkampagne erzielt hat und wie sich das auf Lager und Beschaffung ausgewirkt hat.
Der Unterschied zwischen Berichten und Dashboards
Power BI unterscheidet zwischen Berichten und Dashboards, auch wenn die Begriffe im Alltag häufig synonym verwendet werden. Ein Bericht ist ein detailliertes Dokument, das sich über mehrere Seiten erstrecken kann und eine tiefere Analyse eines bestimmten Themas ermöglicht, etwa des Vertriebs nach Produkt, Region oder Zeitraum. Ein Dashboard ist eine verdichtete Übersicht, die die wichtigsten Kennzahlen aus einem oder mehreren Berichten auf einem einzigen Bildschirm zusammenführt und so als tägliche Kontrolltafel für das Management dient. Beide sind interaktiv, das heißt, ein Nutzer kann auf ein einzelnes Element klicken und sofort sehen, wie sich die übrigen Daten verändern, ohne eine neue Tabelle oder Grafik erstellen zu müssen.
Wer am meisten von Power BI profitiert
Power BI ist besonders wertvoll für Unternehmen, die die Phase, in der Excel ausreichte, hinter sich gelassen haben, aber noch kein komplexes Business-Intelligence-System besitzen. Unternehmen, die täglich Entscheidungen auf Grundlage von Vertriebs-, Finanz- oder Betriebsdaten treffen, profitieren am stärksten, da das Tool die Zeit von der Frage bis zur Antwort verkürzt. Der Nutzen zeigt sich ebenso in Organisationen, in denen mehrere Personen Zugriff auf dieselben Daten benötigen, denn statt dass jeder seine eigene Version einer Tabelle führt, blicken alle auf eine einzige, sich automatisch aktualisierende Quelle der Wahrheit. Für Führungskräfte, die Einblick in das Unternehmen wünschen, ohne auf Monatsberichte zu warten, bietet Power BI eine Möglichkeit, jederzeit zu sehen, wo das Unternehmen steht.
Wie Power BI im Unternehmen eingeführt wird
Die Einführung von Power BI ist keine Frage der Installation eines Tools, sondern der durchdachten Einrichtung des gesamten Datenflusses von der Quelle bis zum Bericht. Der erste Schritt ist eine Analyse, die festlegt, welche Entscheidungen die Berichte unterstützen sollen und welche Daten dafür erforderlich sind, denn ein gutes Dashboard beginnt mit einer Geschäftsfrage und nicht mit den verfügbaren Daten. Anschließend folgen die Anbindung der Quellen und die Aufbereitung der Daten, was oft der anspruchsvollste Teil ist, da Daten aus verschiedenen Systemen selten im selben Format vorliegen und abgeglichen werden müssen. Erst danach werden die Berichte und Dashboards erstellt, und der gesamte Prozess endet mit der Einrichtung der automatischen Aktualisierung und der Schulung der Nutzer, die täglich mit den Berichten arbeiten werden.
Warum Sie Ihr Power-BI-Projekt Prolink anvertrauen sollten
Der Wert von Power BI ergibt sich nicht aus dem Tool selbst, sondern aus der Art, wie die Daten strukturiert und die Berichte gestaltet sind, und genau hier macht Prolink den Unterschied durch das Verständnis der Geschäftsprozesse hinter den Daten. Statt generischer Dashboards, die gut aussehen, aber die richtigen Fragen nicht beantworten, geht Prolink bei jedem Projekt vom Geschäftsziel hin zu den Daten und stellt so sicher, dass die endgültigen Berichte die Entscheidungsfindung wirklich unterstützen. Als Partner aus Zagreb, nur eine knappe Flugstunde von Wien entfernt und damit auch für persönliche Termine erreichbar, verbindet Prolink Nearshore-Vorteile mit fließender Kommunikation auf Deutsch und voller Ausrichtung auf die Anforderungen der DSGVO. Langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Geschäftsanwendungen und der Integration mit ERP- und CRM-Systemen sorgt dafür, dass Power BI nicht als isoliertes Tool, sondern als Teil einer vernetzten digitalen Infrastruktur eingerichtet wird. Wenn Sie die Einführung von Business Analytics in Erwägung ziehen und möchten, dass Ihre Daten für Sie arbeiten, steht Ihnen das Prolink-Team für die Analyse Ihrer Quellen und einen Lösungsvorschlag zur Verfügung. Fordern Sie ein Angebot an und vereinbaren Sie ein erstes, unverbindliches Gespräch.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen wir einen eigenen Server für Power BI?
Nicht zwingend. Power BI bietet eine Cloud-Version, die keine eigene Infrastruktur erfordert, während für bestimmte Fälle eine On-Premises-Option verfügbar ist. Die Wahl hängt von Ihren Sicherheitsanforderungen und davon ab, wie das Unternehmen seine Daten speichern möchte.
Können wir Power BI mit unserem bestehenden ERP verbinden?
Ja. Power BI lässt sich mit den meisten ERP-Systemen verbinden, entweder direkt oder über eine Datenbank oder eine Zwischenschicht. Vor Projektbeginn prüfen wir, wie das jeweilige System seine Daten bereitstellt.
Benötigen Nutzer technisches Wissen, um mit den Berichten zu arbeiten?
Nein. Fertige Berichte und Dashboards sind so gestaltet, dass Endnutzer sie ohne technisches Wissen einsehen und filtern können. Technisches Fachwissen ist nur in der Einrichtungsphase erforderlich, die Prolink übernimmt.
Wie oft werden die Daten aktualisiert?
Je nach Quelle und Konfiguration können sich die Daten in festgelegten Intervallen oder nahezu in Echtzeit aktualisieren. Die Häufigkeit wird während der Einrichtung nach den geschäftlichen Anforderungen festgelegt.