Softver za veleprodaju koji prati stvarne procese tvrtke

Veleprodajno poslovanje ima specifičnosti koje generički softver rijetko uspijeva pokriti na način koji zaista odgovara svakodnevnoj operativi. Ponude koje se pretvaraju u predračune, predračuni koji postaju računi, otpremnice vezane uz zalihe, individualni cjenici po kupcu, praćenje naplate i dugovanja, narudžbe dobavljačima, kalkulacija nabavne cijene, inventura i e-računi moraju funkcionirati kao jedan povezan sustav, a ne kao skup nepovezanih alata između kojih se podaci ručno prenose. Prolink razvija softver za veleprodaju koji polazi od stvarnih procesa tvrtke, a ne od generičkog predloška koji svaka veleprodaja mora prihvatiti uz kompromise. Za tvrtke u Hrvatskoj koje su prerasle gotova rješenja ili koje od samog početka znaju da trebaju sustav koji prati njihove specifične procese, to znači partnera koji razumije veleprodajnu operativu, lokalni zakonski okvir i zahtjeve za e-računima, s jasnim opsegom, predvidivim rokom i isporukom u potpunom vlasništvu naručitelja.

Zašto gotova rješenja često ne odgovaraju veleprodaji

Na tržištu postoji niz gotovih ERP i fakturnih rješenja koja obećavaju potpunu pokrivenost veleprodajnog poslovanja. U praksi, većina njih dobro pokriva standardne slučajeve, ali problem nastaje kada se pojave specifičnosti koje su u veleprodaji češće pravilo nego iznimka. Svaki kupac ima svoj individualni cjenik. Ista roba ima različitu nabavnu cijenu ovisno o dobavljaču i uvjetima kupnje. Skladište mora ažurirati stanje u realnom vremenu čim se izda otpremnica. Mobilni korisnik na terenu mora moći potvrditi primitak robe bez pristupa desktopu. Gotovo rješenje u takvim situacijama ili ne podržava tu funkcionalnost ili je podržava na način koji zahtijeva zaobilazna rješenja koja troše vrijeme i unose greške. Softver po mjeri razvijen prema stvarnim procesima tvrtke eliminira te kompromise od samog početka.

Arhitektura sustava

Temelj svakog ozbiljnog poslovnog softvera je relacijska baza podataka koja pohranjuje sve poslovne podatke, uključujući artikle, kupce, dobavljače, dokumente, transakcije, stanja zaliha i cjenike, u strukturiranom obliku koji omogućuje brze upite, konzistentnost podataka i sigurno čuvanje povijesti. Baza mora biti dizajnirana tako da podržava sve poslovne relacije karakteristične za veleprodaju, uključujući veze između kupca i njegovog cjenika, između narudžbe i primke i između otpremnice i stanja zaliha. Nad bazom podataka sjedi backend, poslovni sloj koji obrađuje sve procese, izračunava cijene prema cjeniku kupca, provjerava dostupnost zaliha pri kreiranju otpremnice i generira e-račun u ispravnom formatu. API-first pristup znači da isti backend istovremeno poslužuje web admin sučelje i mobilnu aplikaciju bez dupliciranja poslovne logike.

Prodajni modul: od ponude do računa

Prodajni modul pokriva cijeli životni ciklus prodajnog dokumenta. Proces počinje ponudom koju prodavač kreira za kupca uz automatsko povlačenje cijena iz cjenika vezanog uz tog kupca. Kada kupac prihvati ponudu, ona se jednim klikom pretvara u predračun, a po izvršenoj isporuci u račun i otpremnicu. Ovaj tijek dokumenta automatiziran je tako da se podaci ne upisuju više puta, a svaki dokument ima jasnu vezu s dokumentom iz kojeg je nastao. Upravljanje cjenicima po kupcu jedna je od najkritičnijih funkcionalnosti: sustav podržava neograničen broj cjenika pri čemu je svaki kupac vezan uz jedan ili više cjenika s mogućnošću definiranja valjanosti po vremenskom periodu, a pri kreiranju dokumenta automatski se dohvaća odgovarajući cjenik za tog kupca i za taj datum.

Skladišni modul

Skladišni modul osigurava da stanje zaliha uvijek odražava stvarno fizičko stanje u skladištu u realnom vremenu. Svaki dokument koji utječe na zalihe, primka, otpremnica, povrat i inventurna razlika, trenutno ažurira stanje bez potrebe za ručnim knjiženjem. Otpremnica pri prodaji automatski smanjuje zalihe i blokira izdavanje robe koje nema na zalihi, osim ako je eksplicitno dopušteno negativno stanje uz upozorenje. Inventura zamrzava stanje zaliha u trenutku pokretanja, uspoređuje fizičko prebrojano stanje s knjižnim stanjem i generira inventurne razlike koje se knjige kao korekcije, a u softveru po mjeri ovaj proces može biti potpomognut mobilnom aplikacijom koja skladištarima omogućuje unos prebrojanih količina izravno na mobitelu.

Nabavni modul

Nabavni modul pokriva proces od prepoznavanja potrebe za nabavom do fizičkog ulaska robe i njenog knjiženja. Narudžba dobavljaču kreira se na temelju trenutnog stanja zaliha i definiranih minimalnih zaliha za svaki artikl, a sustav podržava slanje narudžbe dobavljaču direktno iz sučelja, praćenje statusa narudžbe i vezu s primkom pri dostavi. Kalkulacija nabavne cijene posebno je kritična jer nabavna cijena artikla nije uvijek jednaka fakturnoj cijeni dobavljača: uz fakturu dolaze troškovi transporta, carine i manipulacije koji trebaju biti raspoređeni na artikle prema odabranom ključu, najčešće prema vrijednosti ili težini. Tek s točnom nabavnom cijenom moguće je izračunati stvarnu maržu i profit po artiklu i po transakciji.

Financijski modul: e-računi, naplata i izvještaji

E-računi su zakonska obveza u poslovanju s određenim kategorijama kupaca i sustav podržava generiranje e-računa u propisanom XML formatu i njihovo slanje kroz fiskalizaciju ili direktno kupcu. Praćenje naplate i otvorenih stavki daje prodavaču i financijskom odjelu jasnu sliku o tome tko duguje koliko i koliko dugo, uz automatsko evidentiranje plaćanja i slanje podsjetnika za dospjela dugovanja. Minimalni skup izvještaja za veleprodaju uključuje prometni izvještaj po kupcu i artiklu, izvještaj marže po dokumentu i po artiklu, izvještaj profitabilnosti po kupcu, pregled otvorenih stavki i dugovanja, analizu kretanja zaliha i usporedbu nabavnih i prodajnih cijena, a svi su filtrirani po vremenskom periodu i izvozivi u Excel.

Pregled ključnih modula softvera za veleprodaju

Svaki modul rješava specifičan operativni problem koji se bez odgovarajuće podrške u sustavu rješava ručno ili zaobilaznim rješenjima.

Integracija s knjigovodstvenim sustavom

Veleprodajni softver i knjigovodstveni program su dva zasebna sustava koja moraju razmjenjivati podatke bez ručnog prepisivanja. Integracija se najčešće implementira kroz API vezu ili kroz standardizirani format izvoza koji knjigovodstveni program može uvesti. Svaki izdan račun, svaka primka i svako plaćanje mora biti dostupno računovodstvu u obliku koji se može direktno knjižiti, uz sve potrebne analitičke oznake, a dobro implementirana integracija eliminira potrebu za duplim unosom podataka i smanjuje mogućnost greške.

Mobilna aplikacija za skladišne operacije

Mobilna aplikacija posebno je vrijedna u tvrtkama gdje skladišno osoblje fizički radi s robom. Aplikacija podržava skeniranje barkodova kamerom mobitela ili bluetooth skenerom, pregled trenutnog stanja zalihe po lokaciji, potvrdu primitka robe uz usporedbu s narudžbom, izdavanje robe uz provjeru dostupnosti i unos inventurnih podataka. Sve operacije odvijaju se kroz iste API-je koje koristi web sučelje, što znači da su podaci trenutno vidljivi svim korisnicima sustava bez ikakve sinkronizacije.

Višekorisnički rad i upravljanje pravima

Sustav prava i uloga mora biti jasno definiran i prilagodljiv jer svaka tvrtka ima nešto drukčiju organizacijsku strukturu. Prodavač može kreirati ponude i račune ali ne može mijenjati cjenike. Skladištar može raditi s primkama i otpremnicama ali nema pristup financijskim izvještajima. Administrator ima pristup svemu uključujući konfiguraciju sustava i upravljanje korisnicima. Ovakva granulacija pristupa smanjuje rizik od nenamjernih grešaka i osigurava da osjetljivi podaci budu dostupni samo onima kojima su potrebni.

Prolink kao partner za razvoj softvera za veleprodaju

Prolink veleprodajni softver razvija na solidnoj arhitekturi s relacijskom bazom podataka, API backendom, web admin sučeljem i mobilnom aplikacijom koja komunicira s istim sustavom. Svaki element razvija se prema stvarnim procesima naručitelja, testira u realnim uvjetima i isporučuje s dokumentacijom. Naručitelj prati napredak na razvojnom serveru u svakom trenutku projekta i preuzima potpuno vlasništvo nad kodom i svim isporučenim materijalima bez ovisnosti o pretplatama ili licencama. Za tvrtke koje vode veleprodajno poslovanje i razmatraju novi sustav ili zamjenu postojećeg koji više ne odgovara potrebama, tu smo za razgovor o konkretnim zahtjevima.

Često postavljena pitanja o softveru za veleprodaju

Što mora imati dobar softver za veleprodaju?

Minimalni skup funkcionalnosti uključuje individualne cjenike po kupcu, tijek dokumenta od ponude do računa i otpremnice, skladišni modul s realnim stanjem zaliha, nabavni modul s kalkulacijom nabavne cijene, e-račune u propisanom formatu, praćenje naplate i dugovanja te izvještaje o prometu i marži.

Zašto gotova rješenja često ne odgovaraju veleprodajnim tvrtkama?

Gotova rješenja dobro pokrivaju standardne slučajeve ali ne podržavaju specifičnosti karakteristične za veleprodaju, kao što su individualni cjenici po kupcu, kompleksna kalkulacija nabavne cijene s raspodjelom troškova ili mobilne operacije za skladišno osoblje. Svaka prilagodba gotovog rješenja zahtijeva zaobilazna rješenja koja troše vrijeme.

Može li sustav raditi na mobitelu?

Da. Mobilna aplikacija komunicira s istim backendom kao web sučelje, što znači da su podaci trenutno sinkronizirani bez posebnih koraka. Skladišno osoblje može skenirati barkodove, potvrditi primitak robe i voditi inventuru izravno s mobilnog uređaja.

Podržava li sustav e-račune?

Da. Generiranje e-računa u propisanom XML formatu i njihovo slanje kroz fiskalizaciju ili direktno kupcu standardni je dio sustava, u skladu s važećim zakonskim zahtjevima.

Može li se sustav integrirati s postojećim knjigovodstvenim programom?

Da. Integracija se implementira kroz API vezu ili standardizirani format izvoza, ovisno o tome što podržava knjigovodstveni program koji tvrtka koristi. Cilj je eliminirati ručni prijenos podataka između sustava.

Tko je vlasnik softvera nakon isporuke?

Naručitelj je vlasnik koda, dokumentacije i svih isporučenih materijala bez ovisnosti o pretplatama ili licencama.