Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet, die Schritte, die ein Unternehmen täglich wiederholt, von der Auftragsannahme über die Freigabe bis zur Lieferung und Berichterstattung, in einen digitalen, messbaren und automatisierten Arbeitsablauf zu übersetzen. Der Unterschied zum umfassenderen Begriff der Unternehmensdigitalisierung liegt im Fokus, hier geht es nicht vom Unternehmen als Ganzes aus, sondern vom einzelnen Prozess, es wird identifiziert, wo der Prozess heute ins Stocken gerät, wo Informationen verloren gehen und wo manuelle Arbeit Aufgaben wiederholt, die ein System übernehmen könnte. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Digitalisierung schrittweise durchzuführen, Prozess für Prozess, statt als ein großes Projekt, das eine vollständige Veränderung auf einmal erfordert.
Wie die Prozessanalyse vor der Digitalisierung aussieht
Jeder Prozess, ob es sich um eine Bestellung, eine Rechnungsfreigabe, die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters oder die Bearbeitung einer Reklamation handelt, besteht aus einer Reihe von Schritten, die von verschiedenen Personen oder Systemen ausgeführt werden, oft ohne klaren Überblick darüber, wo der Prozess derzeit stockt. Prozessanalyse bedeutet, diesen Ablauf in einzelne Schritte zu zerlegen, festzustellen, wer für jeden Schritt verantwortlich ist, wie lange er dauert und wo am häufigsten Zeit oder Informationen verloren gehen. Erst nach dieser Analyse wird klar, welcher Teil des Prozesses tatsächlich automatisiert werden muss und welcher menschliches Urteilsvermögen erfordert und nicht zwanghaft digitalisiert werden sollte, nur weil es technisch möglich ist.
| Prozessphase | Typisches manuelles Problem | Was die Digitalisierung löst |
|---|---|---|
| Anfragenannahme | Anfragen kommen per E-Mail, Telefon oder Papier an, ohne zentrale Übersicht | Zentralisierte Erfassung über ein System mit automatischer Protokollierung |
| Freigabe | Es wird auf eine physische Unterschrift oder mündliche Bestätigung gewartet, der Prozess stockt, bis die zuständige Person verfügbar ist | Digitaler Freigabeprozess mit automatischen Benachrichtigungen |
| Datenaustausch | Dieselben Daten werden manuell in mehrere Systeme eingegeben, das Fehlerrisiko steigt | Eine einzige Datenquelle, die von allen verbundenen Systemen genutzt wird |
| Statusverfolgung | Nur die Person, die den Prozess gerade bearbeitet, kennt seinen Status | Transparenter Echtzeit-Einblick in den Prozessstatus für alle Beteiligten |
| Berichterstattung | Berichte werden manuell am Monats- oder Quartalsende erstellt | Automatisch generierte Berichte, jederzeit verfügbar |
Automatisierung einzelner Schritte innerhalb eines Prozesses
Automatisierung im Kontext von Geschäftsprozessen bedeutet selten, einen gesamten Prozess durch ein einziges System zu ersetzen, meist bedeutet sie das Entfernen manueller Schritte, die kein Urteilsvermögen erfordern, das Übertragen von Daten von einem System in ein anderes, das manuelle Versenden einer Benachrichtigung bei Statusänderung oder das manuelle Ausfüllen von Formularen mit Daten, die bereits irgendwo im System vorhanden sind. Prolink automatisiert solche Schritte durch Business-Apps, die den repetitiven Teil der Arbeit übernehmen, während die menschliche Entscheidung dort verbleibt, wo sie tatsächlich gebraucht wird, etwa bei der Genehmigung von Ausnahmen oder der Beurteilung komplexerer Fälle.
Entwicklung von Business-Apps als Grundlage der Prozessdigitalisierung
Business-Apps automatisieren und optimieren zentrale Geschäftsprozesse wie Projekt-, Ressourcen- und Dokumentenmanagement. Prolink entwickelt Software, die auf die spezifischen Prozesse des Unternehmens und der Branche des Kunden zugeschnitten ist, was hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und die Datenorganisation zu verbessern, wodurch eine solide Grundlage für die Digitalisierung weiterer Prozesse geschaffen wird. Diese Anwendungen ermöglichen einen schnellen Informationsaustausch im Team und reduzieren das Fehlerrisiko, das entsteht, wenn dieselben Daten manuell an mehreren Stellen eingegeben werden, was zu effizienteren Abläufen beiträgt und Mitarbeitern ermöglicht, sich auf Tätigkeiten zu konzentrieren, die echten Mehrwert schaffen.
Arten von Systemen, die digitalisierte Prozesse unterstützen
Zu den Arten von Business-Apps, die Prolink entwickelt, gehören CRM-Systeme für die Verwaltung des Verkaufsprozesses und der Kundenbeziehungen, ERP-Plattformen für die integrierte Verwaltung von Beschaffungs-, Finanz- und Produktionsprozessen sowie spezialisierte Anwendungen für branchenspezifische Prozessherausforderungen. CRM-Systeme verfolgen den Prozess vom Erstkontakt bis zum Verkaufsabschluss, zentralisieren alle Kundeninformationen an einem Ort und ermöglichen einen persönlicheren Ansatz in jedem Schritt dieses Prozesses. ERP-Systeme verbinden Finanz-, Beschaffungs- und Produktionsprozesse zu einem einheitlichen Ablauf, geben einen vollständigen Überblick darüber, wo sich ein Prozess gerade befindet, und ermöglichen die Ressourcenoptimierung auf allen Ebenen. Spezialisierte Anwendungen lösen prozessspezifische Herausforderungen einzelner Branchen, etwa die Verfolgung eines Produktionslinienprozesses oder die Optimierung der Routenplanung in der Logistik. Verfügbar sind auch Lösungen zur Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse und zur Automatisierung administrativer Schritte, was Kosten senkt und den Arbeitsablauf beschleunigt, indem Engpässe innerhalb des Prozesses selbst beseitigt werden.
Mobile und Web-Apps als Teil des digitalisierten Prozesses
Die Entwicklung mobiler Apps ermöglicht es Mitarbeitern und Kunden, jederzeit und unabhängig vom Standort an einem Geschäftsprozess teilzunehmen, etwa bei der Genehmigung einer Anfrage vor Ort oder der Verfolgung eines Bestellstatus außerhalb des Büros. Web-Apps ermöglichen die Verwaltung derselben Prozesse über das Internet, ohne dass Software installiert werden muss, was sie ideal für Prozesse macht, an denen mehrere Beteiligte an unterschiedlichen Standorten beteiligt sind, Kunden, Lieferanten oder Partnerunternehmen, die alle über einen Browser Zugriff auf denselben Prozess benötigen, unabhängig von Gerät oder Betriebssystem. Gemeinsam stellen mobile und Web-Apps sicher, dass ein digitalisierter Prozess nicht auf ein einzelnes Büro oder eine Abteilung beschränkt bleibt, sondern den Beteiligten folgt, wo immer sie sich befinden.
Warum Geschäftsprozesse digitalisieren
Die Digitalisierung einzelner Prozesse bringt messbare Vorteile, da die Automatisierung die administrative Belastung reduziert und Mitarbeitern ermöglicht, sich auf die Schritte zu konzentrieren, die tatsächlich ihr Urteilsvermögen erfordern. Auch die Betriebskosten sinken, dank schnellerem Prozessfluss und der Beseitigung von Engpässen, was sich direkt auf die Profitabilität auswirkt. Ein digitalisierter Prozess ermöglicht zudem eine bessere Kundenerfahrung, kürzere Wartezeiten auf eine Antwort, klarere Einsicht in den Anfragenstatus und einen konsistenteren Service, unabhängig davon, wer den Prozess gerade bearbeitet.
Datensicherheit innerhalb eines digitalisierten Prozesses
Datensicherheit und Systemzuverlässigkeit sind zentrale Aspekte jedes digitalisierten Prozesses, besonders wenn der Prozess sensible Kunden-, Finanz- oder Mitarbeiterdaten umfasst. Die modernen Systeme, die Prolink implementiert, nutzen fortschrittliche Sicherheitsprotokolle zum Schutz sensibler Informationen, während diese durch einen Prozess fließen, einschließlich Datenverschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung und regelmäßiger Backups. Dies ist umso wichtiger angesichts der zunehmenden Häufigkeit von Cyber-Bedrohungen, bei denen ein Sicherheitsvorfall mitten in einem zentralen Geschäftsprozess schwerwiegende Folgen für das Unternehmen, seinen Ruf und das Vertrauen der Kunden haben kann.
Ansatz zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Der Ansatz basiert auf einer individuellen Analyse jedes Prozesses, nicht auf einer generischen Vorlage, die auf das gesamte Unternehmen auf einmal angewendet wird. Der erste Schritt ist die detaillierte Analyse des konkreten Prozesses und die Identifizierung der Schritte, bei denen die Digitalisierung den größten Nutzen bringen kann, unter Berücksichtigung der Branchenspezifika, der Anzahl der beteiligten Akteure und der langfristigen Ziele des Kunden. Anschließend werden Lösungen entwickelt, die skalierbar, einfach zu bedienen sind und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen, wodurch Störungen des Prozesses während der Digitalisierung selbst minimiert werden. Eine ausführliche Übersicht der Dienstleistung zur Unternehmensdigitalisierung, mit konkreten Beispielen und dem Umfang der Zusammenarbeit, finden Sie auf der Seite Digitalisierung des Unternehmens.
Fazit zur Prozessdigitalisierung
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist kein einmaliges Projekt, sondern eine fortlaufende Arbeit am Beseitigen von Engpässen, Prozess für Prozess. Die Investition in die Digitalisierung einzelner Prozesse verschafft einem Unternehmen Agilität und die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, was heute wichtiger ist denn je. Das Ziel von Prolink ist es, Partner in dieser schrittweisen Transformation zu sein und die Werkzeuge und Unterstützung bereitzustellen, die für den Erfolg notwendig sind, Prozess für Prozess, unabhängig von den Herausforderungen, die auf diesem Weg warten.
Warum Prolink für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wählen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfordert das Verständnis des konkreten Prozesses, nicht nur der allgemeinen Branche oder Unternehmensgröße. Es reicht nicht aus, lediglich Technologie zu implementieren, die Lösung muss sich nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf einfügen und echten, messbaren Wert innerhalb dieses konkreten Prozesses schaffen. Prolink geht diesen Prozess als Partner an, der dem Kunden zuhört, gemeinsam mit ihm den Prozess analysiert und Lösungen vorschlägt, die zu Budget und Zielen passen, ohne unnötige Funktionalitäten aufzuzwingen, die die Arbeit nur erschweren würden. Wenn Sie an der Digitalisierung eines konkreten Geschäftsprozesses interessiert sind, laden wir Sie zu einem Gespräch über Ihre Bedürfnisse und Ziele ein. Angebot anfordern!
Fragen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Was ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Es ist die Anwendung digitaler Technologien auf die einzelnen Schritte, die ein Unternehmen täglich wiederholt, mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Kundenerfahrung zu verbessern, durch Automatisierung, digitale Anwendungen und die Optimierung des Arbeitsablaufs.
Welche Arten von Anwendungen treiben die Prozessdigitalisierung am häufigsten voran?
Am häufigsten sind dies Business-Apps für Projekt- und Ressourcenmanagement, CRM- und ERP-Systeme, mobile Apps für Mitarbeiter und Kunden sowie Web-Apps für Bestellverwaltung und interne Zusammenarbeit.
Sollte ein Prozess vor Beginn der Digitalisierung analysiert werden?
Ja, die Prozessanalyse ist der erste Schritt, da sie zeigt, wo der Prozess tatsächlich stockt, wo Informationen verloren gehen und welche Schritte menschliches Urteilsvermögen erfordern. Ohne diesen Schritt besteht das Risiko, den falschen Teil des Prozesses zu automatisieren.
Lohnt sich die Prozessdigitalisierung nur für große Unternehmen?
Nein, die Digitalisierung einzelner Prozesse bringt messbare Vorteile für Unternehmen jeder Größe, da sie schrittweise, Prozess für Prozess, durchgeführt werden kann, statt als ein großes, kostspieliges Projekt.
Wie sicher ist die Digitalisierung von Geschäftsdaten?
Moderne Systeme nutzen Datenverschlüsselung, Mehrfaktor-Authentifizierung und regelmäßige Backups, wodurch der Schutz von Geschäftsdaten während ihres Durchlaufs durch einen digitalisierten Prozess gewährleistet wird.
Wie sieht der Prozess der Einführung von Digitalisierung in einem Unternehmen aus?
Der Prozess beginnt mit der Analyse eines konkreten Geschäftsprozesses und der Identifizierung der Schritte mit dem größten Verbesserungspotenzial, gefolgt von der Entwicklung skalierbarer Lösungen, die sich störungsfrei in den bestehenden Arbeitsablauf integrieren.
Wie lange dauert die Digitalisierung eines einzelnen Geschäftsprozesses?
Die Dauer hängt von der Komplexität des Prozesses und der Anzahl der beteiligten Akteure ab, der Ansatz ist jedoch immer schrittweise, mit Fokus auf die Minimierung von Störungen des Tagesgeschäfts während der Übergangsphase.